Deve essere disponibile un organigramma che illustri la struttura dell‘azienda e le informazioni relative allo status giuridico e al possesso delle autorizzazioni previste dall’ordinamento vigente. L’organigramma deve includere, se applicabile, le strutture e attrezzature operative associate (es. magazzini indipendenti, depositi e altri luoghi dove sono svolte le attività logistiche, titolarità dei mezzi, ecc.).

Sia la struttura che l’organizzazione aziendale, in questo caso, vanno intese in senso ampio. Si prendono in considerazione quindi tutte le parti coinvolte e tutte le aziende collegate o in qualsivoglia forma legate all’azienda in esame, sia nazionali che estere. Quanto all’organizzazione, è fondamentale analizzare tutto il processo di trasporto e logistica con l’individuazione, in particolare, dell’intervento di parti terze (es. sub-vettori).

La Direzione deve definire e implementare una politica aziendale in accordo con i requisiti del presente documento. La politica aziendale deve essere comunicata a tutti i dipendenti e alle parti interessate.

Deve essere presente un sistema di gestione del rischio adeguatamente implementato. Per il settore alimentare, deve essere usato un sistema HACCP che si deve basare sui principi del Codex Alimentarius. La gestione del rischio o il sistema HACCP devono coprire tutti i gruppi di prodotto, così come ogni processo, dal ricevimento merci alla spedizione e consegna.

La gestione del rischio/sistema HACCP deve descrivere la differenza tra gestione logistica dei prodotti non confezionati e confezionati e tra la temperatura controllata dei prodotti ed i prodotti a temperatura ambiente. Il sistema di controllo proprio dell’azienda deve essere conforme con il rischio esistente del prodotto. Devono essere adottate e documentate adeguate procedure per garantire anche la protezione fisica del prodotto, incluse quelle relative ai perimetri aziendali, alle vie di accesso e alla sicurezza delle fasi di trasporto.

Devono essere adottate e documentate adeguate procedure per quanto riguarda l’igiene del personale, delle strutture, delle attrezzature e delle infrastrutture.

La politica dei visitatori deve prevedere la tutela del prodotto. Spedizionieri e addetti al carico/scarico in contatto con i prodotti devono essere identificati e devono rispettare le regole di accesso definite dall’azienda. I visitatori e i fornitori di servizi esterni devono essere identificati nelle aree di stoccaggio del prodotto e devono essere registrati al momento del loro accesso. Essi devono essere informati circa le politiche del sito e il loro accesso deve essere controllato.

Deve essere in atto un adeguato sistema di manutenzione programmato, mantenuto e documentato, che deve coprire tutte le attrezzature (ivi incluso il trasporto) critiche per garantire la conformità ai requisiti di sicurezza e qualità relativi ai prodotti. Ciò vale per le attività di manutenzione interne ed esterne. Devono essere definiti ed implementati i requisiti per il controllo ambientale (es. temperatura, umidità) che hanno influenza sulla qualità e sicurezza del prodotto.

Devono essere stabilite, effettivamente implementate e comunicate a tutto il personale pertinente le procedure per il ricevimento e trasporto delle merci.

Tutti i veicoli e le unità di trasporto utilizzati per il trasporto intermodale devono essere in grado di mantenere sempre condizioni adeguate.

Quando un’azienda utilizza un fornitore terzo di servizio di trasporto su base regolare, tutti i requisiti specificati dovranno essere rispettati.

L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere uno o più processi per l’identificazione continua e proattiva dei pericoli. I processi devono tener conto, ma non limitarsi a:

a) come è organizzato il lavoro, fattori sociali (inclusi carico di lavoro, ore di lavoro, vessazioni, molestie e intimidazioni), leadership e cultura nell’organizzazione;

b) attività e situazioni di routine e non di routine, compresi i pericoli derivanti da: 

• infrastrutture, attrezzature, materiali, sostanze e condizioni fisiche del luogo di lavoro;
• progettazione di prodotti e servizi, ricerca, sviluppo, collaudo, produzione, assemblaggio, costruzione, erogazione di servizi, manutenzione e smaltimento;
• fattori umani;
• modalità di esecuzione del lavoro;

c) incidenti rilevanti accaduti, interni o esterni all’organizzazione, incluse le emergenze e le loro cause;

d) situazioni di potenziale emergenza;

e) persone, tenendo in considerazione:

• coloro che hanno accesso al luogo di lavoro e le loro attività, inclusi lavoratori, appaltatori, visitatori e altre persone;
• coloro che, nelle vicinanze del luogo di lavoro, possono essere influenzati dalle attività dell’organizzazione;
• lavoratori in un luogo che sia sotto il controllo diretto dell’organizzazione;

f) altri fattori, tenendo in considerazione:

• la progettazione di aree di lavoro, processi, installazioni, macchinari/attrezzature, procedure operative e organizzazione del lavoro, compreso il loro adeguamento alle esigenze e alle capacità dei lavoratori coinvolti;
• situazioni che si verificano nelle vicinanze del posto di lavoro causate da attività correlate al lavoro sotto il controllo dell’organizzazione;
• situazioni non tenute sotto controllo dall’organizzazione e che si verificano nelle vicinanze del luogo di lavoro, che possono causare lesioni e malattie a persone sul luogo di lavoro;

g) cambiamenti effettivi o proposti nell’organizzazione, attività operative, processi, attività nel sistema di gestione per la SSL;

h) cambiamenti nella conoscenza dei pericoli e acquisizione di nuove informazioni su di essi.

L’organizzazione deve determinare gli aspetti ambientali delle sue attività, prodotti e servizi che può tenere sotto controllo e quelli sui quali essa può esercitare un’influenza, nonché i loro impatti ambientali associati, considerando una prospettiva di ciclo di vita.

Nel determinare gli aspetti ambientali, l’organizzazione deve tenere conto:

a) del cambiamento, che comprende sviluppi pianificati o nuovi e attività, prodotti e servizi nuovi o modificati;

b) delle condizioni anomale e di situazioni di emergenza ragionevolmente prevedibili.

L’organizzazione deve:

a) individuare gli obblighi di conformità relativi ai propri aspetti ambientali;

b) determinare come questi obblighi di conformità si applichino all’organizzazione;

c) tenere conto di questi obblighi di conformità nell’istituzione, attuazione, mantenimento e miglioramento continuo del proprio sistema di gestione ambientale.

L’organizzazione deve mantenere informazioni documentate dei propri obblighi di conformità.

L’organizzazione dovrebbe considerare i seguenti aspetti previsti dalle norme internazionali in materia di sicurezza stradale per perseguire obiettivi finalizzati alla riduzione degli incidenti:

• Disegno stradale e relativa velocità;
• Uso di percorsi stradali adeguati alla tipologia di veicoli utilizzati;
• Uso di attrezzature per la sicurezza del personale;
• Corretto utilizzo delle velocità anche in relazione alla tipologia di veicolo, traffico e condizioni climatiche;
• Stato di salute degli autisti con particolare riferimento a fatica, distrazione, alcol e droghe;
• Pianificazione dei viaggi in sicurezza, compresa la valutazione sulla necessità di viaggiare;
• La quantità e le modalità di viaggio;
• La scelta del percorso, del veicolo e del conducente;
• La sicurezza dei veicoli, in particolare per quanto riguarda la protezione degli occupanti;
• La protezione degli altri utenti della strada, la riduzione degli incidenti stradali, il controllo tecnico;
• La capacità di carico del veicolo e la sicurezza dei carichi all’interno e all’esterno del veicolo;
• L’appropriata autorizzazione per guidare la classe del veicolo guidato;
• Il non utilizzo di veicoli e conducenti non idonei alla rete stradale;
• Risposta post-incidente e pronto soccorso, preparazione alle emergenze;
• Recupero post-incidente e riabilitazione.
L’organizzazione deve dimostrare di avere implementato appropriati programmi di formazione del personale anche in relazione al rispetto delle norme cogenti.

L’organizzazione deve dimostrare di avere sottoscritto tutte coperture assicurative necessarie per l’esecuzione delle proprie attività.

La scelta delle tipologie di coperture deve scaturire dalla valutazione dei rischi e l’organizzazione deve effettuare la regolare verifica della adeguatezza dei prodotti assicurativi forniti rispetto al mercato di riferimento.

L’organizzazione deve verificare che l’intermediario (assicurativo, riassicurativo, mediatore, broker ecc…) risponda ai requisiti di legge.

Una adeguata dotazione di tecnologie e sistemi informativi consente un efficiente scambio di avvisi e informazioni, che favorisce un rapido adattamento ai numerosi imprevisti che si possono presentare in una tipica giornata di lavoro, sia per quanto riguarda la sicurezza che la business continuity.

Accanto agli aspetti di performance legati all’evoluzione tecnologica, occorre prestare particolare attenzione alla protezione delle informazioni. Anche in questo caso l’organizzazione deve definire e applicare un processo di trattamento del rischio relativo alla sicurezza delle informazioni per:

a) selezionare le adeguate opzioni per il trattamento del rischio relativo alla sicurezza delle informazioni, tenendo in considerazione i risultati della valutazione del rischio;

b) determinare tutti i controlli necessari per attuare le opzioni selezionate per il trattamento del rischio relativo alla sicurezza delle informazioni.

L’organizzazione deve avere una descrizione dei valori, dei principi, delle norme di comportamento e degli standard adottati per dimostrare come sostiene e indirizza gli aspetti reputazionali e la sua condotta etica, anche dal punto di vista dell’immagine e della comunicazione, nei confronti delle parti interessate.

Devono essere presenti chiare evidenze su come l’organizzazione opera per evitare discriminazioni, abusi e molestie e su come vengano rispettate le normative sul lavoro.

L’organizzazione deve implementare una procedura per la valutazione del rischio per la corruzione, compresi i criteri utilizzati nella valutazione del rischio.

L’organizzazione deve permettere che comportamenti non etici o illegali possano essere segnalati senza rischio di ritorsioni.

L’organizzazione deve tenere una registrazione di tutti i provvedimenti adottati nei sui confronti dalle autorità di controllo e dagli organi giudicanti.